Pflichtinformationen nach Artikel 13 und 14 DSGVO für Bewerber der EDAG

Diese Pflichtinformationen für Bewerber gelten ergänzend zu unserer bestehenden allgemeinen Datenschutzerklärung, in der Sie konkrete Informationen erhalten, wie wir Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen des Webseitenbesuchs oder bei nicht bewerbungsspezifischen Themen verarbeiten. Sie finden diese allgemeine Datenschutzerklärung hier: https://www.edag.com/de/rechtliches/datenschutz

Pflichtinformationen nach Artikel 13 und 14 DSGVO für Bewerber der EDAG Group

I. Name und Anschrift des Verantwortlichen

II. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Der Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist zu erreichen über:
E-Mail: datenschutz[at]edag.com

III. Allgemeines zur Datenverarbeitung

1. Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten alle personenbezogenen Daten, die Sie uns durch Ihre Bewerbung zur Verfügung stellen einschließlich derjenigen Daten, die sich aus den Umständen Ihrer Bewerbung ergeben.

Wir beziehen Ihre personenbezogenen Daten ggf. auch aus anderen Quellen, einschließlich Personaldienstleistern, den Referenzen, die Sie uns zur Verfügung stellen, Websites und anderen öffentlich zugänglichen Daten im Internet. Darunter fallen z.B. Daten, die Sie im Rahmen eines Online-Profils auf einem berufsorientierten sozialen Netzwerk offensichtlich öffentlich gemacht haben. Wir können auch Daten erhalten, die Sie uns über Websites Dritter übermitteln, z.B. von Jobbörsen wie StepStone oder Monster. Hierbei kann es sich um folgende Daten handeln: Ihre Kontaktdaten, Ihren Gehaltswunsch, die Art der gewünschten Beschäftigung und das Datum Ihrer Verfügbarkeit.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten (Angaben über rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, genetische oder biometrische Daten, Gesundheitsdaten oder Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung) werden von uns nur erhoben, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist. Sofern Sie uns freiwillig besondere Kategorien personenbezogener Daten übermitteln, so stimmen Sie hiermit ausdrücklich der Verarbeitung dieser Daten wie in diesen Pflichtinformationen beschrieben zu.

Wenn Sie sich über unser Online-Portal bewerben, können wir Zugangsinformationen erheben, wie z.B. die IP-Adresse Ihres Zugangsgerätes. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie über unsere Datenschutzerklärung auf unserer Webseite.

Wir verwenden die Softwarelösung von SAP als Applicant-Tracking-System (ATS), auf welches über die Subdomain careers.edag.com zugegriffen werden kann. SAP Deutschland SE & Co. KG, Hasso-Plattner-Ring 7, 69190 Walldorf, ist Anbieter von cloudbasierten Bewerbermanagementlösungen. SAP betreibt die Software ihres Bewerbungsmanagementsystems ebenso wie die hierfür nötige IT-Infrastruktur in eigener Verantwortung. SAP handelt bei nachstehend benannten Verarbeitungsvorgängen im ATS als unser Dienstleister, verarbeitet Daten also insoweit nur im Auftrag sowie nur nach Vorgaben und Weisungen auf Basis eines abgeschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrages (Art. 28 Abs. 3 DSGVO). Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten in Verantwortung von SAP ist in einer eigenen Datenschutzerklärung beschrieben, welche u.a. unter https://www.sap.com/germany/about/legal/privacy.html abrufbar ist.

Im Rahmen Ihrer Bewerbung wird außerdem das Add-on Quick Apply eingesetzt, welches es Ihnen ermöglicht im ersten Bewerbungsschritt mehr als zwei Dokumente hochzuladen, d.h. neben Anschreiben und Lebenslauf ebenfalls Zeugnisse oder Bescheinigungen. Diese Dokumente werden automatisiert und unmittelbar in unser ATS übertragen. Quick Apply erkennt dabei die Kategorie des hochgeladenen Dokuments und ordnet es in unserem SAP System entsprechend zu.

Soweit Ihre Zustimmung vorliegt, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, die Sie durch Ihre Bewerbung zur Verfügung stellen einschließlich derjenigen Daten, die sich aus den Umständen Ihrer Bewerbung ergeben, für unser Talent Relationship Programm für die weitere Kontaktaufnahme unserer Recruiter für weitere Stellenangebote innerhalb der EDAG Group (EDAG Engineering GmbH, EDAG Production Solutions GmbH, EDAG Aeromotive GmbH und EDAG Akademie GmbH). Im Rahmen des Talent Relationship Programm wird alle 3 Monate ein Newsletter über HubSpot versendet. Dazu verarbeiten wir Ihre angegebene E-Mail-Adresse. Inhalt des Newsletters sind für Sie attraktive Stellenangebote der EDAG Group (EDAG Engineering GmbH, EDAG Production Solutions GmbH, EDAG Aeromotive GmbH und EDAG Akademie GmbH).

2. Zweck und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit uns erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b) DSGVO sowie Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 BDSG im Hinblick auf die Anbahnung oder Durchführung von Vertragsverhältnissen.

Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen der Aufnahme in unseren Talent Relationship Programms ist eine Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO die Rechtsgrundlage. Mit Einwilligung in unser Talent Relationship t Programms stimmen Sie einer weiteren Kontaktaufnahme unserer Recruiter für weitere Stellenangebote innerhalb der EDAG Group (bestehend aus EDAG Engineering GmbH, EDAG Production Solutions GmbH, EDAG Aeromotive GmbH und EDAG Akademie GmbH) zu.

Im Rahmen der Aufnahme in unser Talent Relationship Programm willigen Sie nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO in ein Abonnement unseres Newsletters ein. Der Newsletter wird über HubSpot ausgespielt, d.h. mit Aufnahme in unser Talent Relationship Programms willigen Sie ein, dass Ihre Daten von HubSpot zum Zwecke des Erhalts des Newsletters verarbeitet werden.

HubSpot ist ein CRM-Anbieter mit Sitz in Cambridge, USA. In den USA besteht derzeit ein mit den Vorgaben der DSGVO vergleichbares Datenschutzniveau. Eine effektive Durchsetzung Ihrer Rechte ist in den USA durch Inkrafttreten des Data Privacy Frameworks mit Mitgliedschaft des Anbieters HubSpot möglich. Mit Einwilligung in das Newsletter-Abonnement stimmen Sie ebenfalls dem genannten Drittlandstransfer in die USA zu. Weitere Informationen zum Datenschutz finden Sie hier https://www.edag.com/en/legal/data-privacy

Ihre Einwilligung in das Talent Relationship Programm und den Newsletter über HubSpot können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf berührt damit die Rechtmäßigkeit der vor dem Widerruf auf Basis der Einwilligung erfolgten Verarbeitung nicht. Nach erfolgtem Widerruf darf die EDAG Group die personenbezogenen Daten nur insoweit weiterverarbeiten, als EDAG die Verarbeitung auf eine anderweitige Rechtsgrundlage stützen kann. Sollten Sie Ihre Zustimmung zum Talent Relationship Programm und den Newsletter nicht geben, zieht dies für Sie keine negativen Folgen nach sich. Ihr Bewerbungsverfahren bleibt davon ebenfalls unberührt.

Weiterhin können wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten, soweit dies zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO oder zur Abwehr von geltend gemachten Rechtsansprüchen aus dem Bewerbungsverfahren gegen uns erforderlich ist. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO. Das berechtigte Interesse ist hier das Beweisinteresse in einem gerichtlichen Verfahren. Wir haben unser Beweisinteresse und das Geheimhaltungsinteresse der betroffenen Person abgewogen. Unser berechtigtes Interesse überwiegt insoweit. Es sind keine Anhaltspunkte dafür ersichtlich, dass die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen.

Darüber hinaus können Ihre Stammdaten (Namen, Anschrift, Geburtstag, Geburtsort) von uns im Rahmen einer Sicherheitsüberprüfung mit den sog. Terrorismuslisten der Anhänge der Verordnung (EG) Nr. 2580/2001 vom 27. Dezember 2001, der Verordnung (EG) Nr. 881/2002 vom 27. Mai 2002, der Verordnung (EU) Nr. 753/2011 vom 1. August 2011 und/oder der Verordnung (EU) Nr. 1686/2016 vom 20. September 2016  in ihrer jeweils geltenden Fassung abgeglichen werden, um uns vor strafrechtlichen Folgen zu schützen und um sicherzustellen, dass den darin gelisteten Personen keine Gelder und wirtschaftlichen Ressourcen zur Verfügung gestellt werden. Die Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO in Verbindung mit der jeweiligen Verordnung. Unser berechtigtes Interesse überwiegt insoweit. Es sind keine Anhaltspunkte dafür ersichtlich, dass die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen.

Kommt es zu einem Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns, können wir gemäß Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 BDSG die bereits von Ihnen erhaltenen personenbezogenen Daten für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses weiterverarbeiten, soweit dies für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses oder zur Ausübung bzw. Erfüllung der sich aus einem Gesetz oder einem Tarifvertrag, einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung (Kollektivvereinbarung) ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Beschäftigten erforderlich ist.

3. Datenlöschung und Speicherdauer

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Bewerbungsunterlagen werden von uns nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens für maximal 6 Monate gespeichert und im Anschluss vernichtet bzw. gelöscht. Soweit sich unsere Verarbeitung auf ein berechtigtes Interesse oder eine Einwilligung stützt, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten, solange dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist, oder wir zur Verarbeitung berechtigt oder verpflichtet sind.

Das Add-on Quick Apply hat keine eigene Datenspeicherung und überträgt Ihre Dokument unmittelbar in unser Applicant-Tracking-System in SAP.

Bei Einwilligung zur Aufnahme in unserem Talent Relationship Management speichern wir Ihre persönlichen Daten für die Dauer von 6 Monaten nach Ihrer letzten Anmeldung in Ihrem Kandidatenprofil, um für zukünftige Stellenangebote verfügbar zu sein. Rechtzeitig vor Ende der Speicherdauer nehmen wir Kontakt mit Ihnen auf. Sie können dann in die Speicherung Ihrer Daten im Talent Relationship Management für einen weiteren Zeitraum von 6 Monaten einwilligen. Die Einwilligung das Talent Relationship Management kann jederzeit von Ihnen widerrufen werden. Die Einwilligung in den genannten Newsletter über HubSpot wird hier ebenfalls widerrufen. Durch den Widerruf wird das Abonnement beendet und Ihre Daten bei HubSpot gelöscht.

Kommt es im Anschluss an das Bewerbungsverfahren zu einem Beschäftigungs-, Ausbildungs- oder Praktikantenverhältnis, werden Ihre Daten, soweit erforderlich und zulässig, zunächst weiterhin gespeichert und anschließend in die Personalakte überführt.

4. Empfänger der Daten

Ihre personenbezogenen Daten verwenden wir zur Bearbeitung im laufenden Bewerbungsverfahren ausschließlich für die ausgeschriebene Stelle, es sei denn, Sie haben uns Ihre Einwilligung zur Verwendung Ihrer Daten auch für andere Stellen in unserem Unternehmen sowie im Konzernverbund erteilt (Talent Relationship Management). Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Abteilungen und Mitarbeiter Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der oben genannten Zwecke benötigen. Dabei handelt es sich um Mitarbeiter der Personalabteilung sowie der Fachabteilung, innerhalb derer Stellen zu besetzen sind. Soweit dies gesetzlich vorgeschrieben ist, werden wir auch Betriebsräten und anderen Interessenvertretungen der Beschäftigten unseres Unternehmens im Rahmen der Erfüllung ihrer gesetzlichen Aufgaben Ihre Bewerbungsunterlagen zur Verfügung stellen (vgl. § 99 Abs. 1 BetrVG).

Im Übrigen gilt je nach Zweck und Rechtsgrundlage der Verarbeitung Ihrer Bewerbungsunterlagen Folgendes:

1. Initiativbewerbungen

Mit einer Initiativbewerbung über unser Bewerbungsportal stellen Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen zum Zweck der Suche einer geeigneten Stelle zur Verfügung. Um Ihnen passende Stellenangebote unterbreiten zu können, übermitteln wir Ihre Bewerbungsunterlagen an alle mit uns im Sinne der §§ 15 ff. AktG verbundenen Konzerngesellschaften, soweit Sie hierin eingewilligt haben. Sollte sich keine passende Stelle ergeben, werden Ihre Daten unverzüglich gelöscht.

2. Einwilligung zur Aufnahme in das Talent Relationship Programm

Bei einer Einwilligung zur Aufnahme in unser Talent Relationship Management können wir Ihre Bewerbungsunterlagen auch an mit uns im Sinne der §§ 15 ff. AktG verbundene Konzerngesellschaften übermitteln, um Ihnen passende Stellenangebote zu unterbreiten. Bei Einwilligung zu unserem Talent Relationship Programm willigen Sie ebenfalls unserem HubSpot Newsletter ein. Im Zuge dessen geben wir Ihre E-Mail-Adresse an HubSpot weiter. Weitere Informationen zur Verarbeitung Ihrer Daten durch HubSpot finden Sie hier: https://www.edag.com/en/legal/data-privacy

3. Bewerbung per E-Mail

Eine Übermittlung der Bewerbung ist ausschließlich über das Bewerbungsportal möglich. Es ist nicht möglich Bewerbungen per E-Mail an den Verantwortlichen zu übermitteln.

Im Übrigen können personenbezogene Daten in unserem Auftrag auf Basis von Verträgen nach Art. 28 DSGVO durch Auftragsverarbeiter verarbeitet werden, dies insbesondere durch Anbieter von Systemen für Bewerbermanagement und Bewerberauswahlverfahren (s.o.).

Personenbezogene Daten werden auch an Behörden und/oder Strafverfolgungsbehörden weitergegeben, wenn dies für die oben genannten Zwecke erforderlich, gesetzlich vorgeschrieben und/oder zum Schutz unserer legitimen Interessen in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen erforderlich ist.

5. Datenübermittlung in Drittländer

Sollten wir personenbezogene Daten an Dienstleister oder Konzernunternehmen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermitteln, erfolgt die Übermittlung nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde, Sie in die Datenübermittlung in das Drittland eingewilligt haben oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z. B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder EU-Standardvertragsklauseln) vorhanden sind.

IV. Rechte der betroffenen Person

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener i.S.d. DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:

1. Auskunftsrecht

Sie haben das Recht, im Umfang von Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten zu verlangen, die wir verarbeiten.

2. Recht auf Berichtigung

Sollten Ihre personenbezogenen Daten unrichtig oder unvollständig sein, haben Sie im Umfang von Art. 16 DSGVO ein Recht auf Berichtigung der Sie betreffenden unrichtigen personenbezogenen Daten und/oder Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten.

3. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen können Sie im Umfang von Art. 18 DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.

4. Recht auf Löschung

Sie können im Umfang von Art. 17 DSGVO die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, sofern wir nicht rechtlich zur weiteren Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtet oder berechtigt sind.

5. Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, im Umfang von Art. 20 DSGVO die Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln.

6. Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht im Umfang von Art. 21 DSGVO gegen eine Verarbeitung Widerspruch zu erheben, soweit die Datenverarbeitung zum Zwecke der Direktwerbung oder des Profilings erfolgt. Einer Verarbeitung auf Grund einer Interessenabwägung können Sie unter Angabe von Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen.

7. Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung

Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

8. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde

Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.

Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet den Beschwerdeführer über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 DSGVO.

Zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Gustav-Stresemann-Ring 1
65189 Wiesbaden
 

Stand: April 2024