Der Schutz personenbezogener Daten der Gäste und Besuchenden unseres Firmen- und Werksgeländes (nachfolgend „Besuchende”) ist der EDAG Engineering GmbH und ihren Tochtergesellschaften (nachfolgend „EDAG“) ein wichtiges Anliegen. Deshalb informieren wir Sie nachstehend darüber, inwieweit EDAG personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit den anwendbaren Rechtsvorschriften zum Schutz personenbezogener Daten und zur Datensicherheit verarbeitet.
Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (nachfolgend „DSGVO“) und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist:
EDAG Engineering GmbH
Kreuzberger Ring 40
65205 Wiesbaden
Tel.: +49 611 7375-0
Fax: +49 611 7375-265
E-Mail: info(at)edag.com
Der Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist zu erreichen über:
INTARGIA Managementberatung GmbH
Dreieich Plaza 2A
63303 Dreieich
E-Mail: datenschutz(at)edag.com
1. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Das Firmen- und Werksgelände der EDAG ist grundsätzlich nicht frei zugänglich. Der Zutritt ist nur nach Anmeldung möglich, wozu ein Besuchendenfragebogen auszufüllen ist. Im Rahmen dessen werden personenbezogene Daten direkt bei bzw. von Ihnen erhoben.
Dies beinhaltet u. a. die folgenden Angaben:
2. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten aus dem Besucherfragebogen ist zum einen die Erfüllung und Einhaltung gesetzlicher Vorgaben gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO und ergibt sich im Übrigen auf Grundlage unserer berechtigten Interessen gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO. Im Rahmen der durchzuführenden Interessenabwägung überwiegt unser Interesse an der Sicherstellung der allgemeinen Sicherheit auf unserem Firmen- und Werksgelände und der Durchsetzung und Überwachung unseres Hausrechts.
3. Zweck der Datenverarbeitung
Die Datenverarbeitung dient dem Zweck einer restriktiven Zutrittskontrolle und somit der Sicherheit der auf dem Firmen- und Werksgelände tätigen Mitarbeitenden, aber vor allem auch der Einhaltung und Sicherstellung des Hausrechts. Dies wiederum dient u. a. der Vertraulichkeit von Geschäftsgeheimnissen der EDAG, mit welchen die Besuchenden bei Zutritt zum Firmen- und Werksgelände in Kontakt kommen könnten. Zutritte sind daher nur berechtigten Personen zu erlauben. Hierfür sind eine Anmeldung der Besuchenden und die Erfassung der personenbezogenen Daten im Besuchendenfragebogen erforderlich. Dies dient nicht zuletzt auch der Dokumentation der Besuchendenverwaltung, insbesondere um festzuhalten und dadurch festzustellen, wer sich in den Geschäftsräumlichkeiten aufhält bzw. aufgehalten hat, sowie zur Einhaltung von internen Richtlinien und Vorgaben.
4. Datenlöschung und Speicherdauer
Soweit bei der Erhebung keine ausdrückliche Speicherdauer angegeben wird, werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht, soweit diese nicht mehr zur Erfüllung des Zweckes der Speicherung erforderlich sind, es sei denn, deren befristete Weiterverarbeitung ist erforderlich.
Ihre personenbezogenen Daten aus dem Besuchendenfragebogen werden für 3 Jahre aufbewahrt und anschließend vernichtet.
5. Empfänger der Daten
Innerhalb unseres Unternehmens erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten bzw. der o.g. Zwecke benötigen. Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesem Zweck Daten erhalten.
EDAG übermittelt, beispielsweise im Falle eines Verstoßes gegen die Hausordnung, dem Verdacht einer Straftat oder wenn gesetzliche Bestimmung dies erfordern, personenbezogene Daten an Gerichte, Sicherheitsbehörden oder Anwaltskanzleien, soweit hierfür nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c) DSGVO eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder dies nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zu der Annahme besteht, dass unsere Besuchenden ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe der Daten haben.
EDAG arbeitet mit Dienstleistern zusammen (sog. Auftragsverarbeiter), wie beispielsweise Dienstleistern für IT-Wartungsleistungen. Diese Dienstleister werden nur nach Weisung von EDAG tätig und sind vertraglich auf die Einhaltung der geltenden datenschutzrechtlichen Anforderungen verpflichtet. Dazu schließen wir schriftlich entsprechende Auftragsverarbeitungsverträge mit diesen Dienstleistern.
6. Datenübermittlung an Drittländer
EDAG übermittelt personenbezogenen Daten gegebenenfalls für die oben genannten Zwecke an andere EDAG-Konzerngesellschaften, aber nur, wenn und soweit dies zur Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlich ist.
Sollten wir personenbezogene Daten an Dienstleister oder Konzernunternehmen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) übermitteln, erfolgt die Übermittlung nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (z. B. verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder EU-Standardvertragsklauseln) vorhanden sind.
Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie betroffene Person i.S.d. DSGVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:
1. Auskunftsrecht
Sie haben das Recht, jederzeit im Umfang von Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten zu verlangen, die wir verarbeiten.
2. Recht auf Berichtigung und Ergänzung
Sollten Ihre personenbezogenen Daten unrichtig oder unvollständig sein, haben Sie im Umfang von Art. 16 DSGVO ein Recht auf Berichtigung und Ergänzung.
3. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen können Sie im Umfang von Art. 18 DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen.
4. Recht auf Löschung
Sie können im Umfang von Art. 17 DSGVO jederzeit die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, sofern wir nicht rechtlich zur weiteren Verarbeitung Ihrer Daten verpflichtet oder berechtigt sind.
5. Recht auf Datenübertragbarkeit
Erfolgt eine Verarbeitung auf Grundlage Ihrer Einwilligung und mithilfe automatisierter Verfahren, so haben Sie im Umfang von Art. 20 DSGVO ein Recht auf Übertragung der von Ihnen bereitgestellten Daten, sofern dadurch nicht die Rechte und Freiheiten anderer Personen beeinträchtigt werden.
6. Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, im Umfang von Art. 21 DSGVO gegen eine Verarbeitung Widerspruch zu erheben, soweit die Datenverarbeitung zum Zwecke der Direktwerbung oder des Profilings erfolgt. Einer Verarbeitung auf Grund einer Interessenabwägung können Sie unter Angabe von Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen.
7. Recht auf Widerruf der datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung
Sie haben das Recht, Ihre datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung jederzeit zu widerrufen. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.
8. Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde
Unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs steht Ihnen das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes, zu, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.
Die Aufsichtsbehörde, bei der die Beschwerde eingereicht wurde, unterrichtet den Beschwerdeführenden über den Stand und die Ergebnisse der Beschwerde einschließlich der Möglichkeit eines gerichtlichen Rechtsbehelfs nach Art. 78 DSGVO.
Stand: Mai 2023